EspoCRM Outlook Connector für Outlook 365 und Exchange Online

Das Modul EspoCRM Outlook Connector für Outlook 365 und Exchange Online erlaubt eine bidirektionale Synchronisierung von Aktivitäten wie Aufgaben, Meetings und Anrufe zwischen beiden Systemen. Die Synchronisation erfolgt durch einen Cronjob und kann somit für ein beliebiges Zeitintervall eingestellt werden, und zwar für jedes Ereignis.

Funktionen für Administrator

In Outlook 365 oder Exchange Online

Anwendung erstellen

Um das Synchronisationsmodul zu installieren, müssen Sie zuerst eine Anwendung in Outlook erstellen.

Dafür öffnen Sie bitte den Link und erstellen Sie eine Anwendung in Outlook 365, mit der Sie Token für die Autorisierung erstellen können.

Um eine neue Anwendung hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Add an App”, geben Sie den Namen für die neue Anwendung ein, die Sie im geöffneten Fenster erstellen, und klicken Sie auf den Button “Create”.

addanapp

Passwort (public key) generieren

Auf der Einstellungsseite der neuen Anwendung soll ein Passwort (public key) generiert werden. Dieses Passwort wird fürs Synchronisieren der EspoCRM - und Outlook 365-Einträgen verwendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Generate New Password”, um dieses Passwort zu generieren.

appsecret

Wichtig! Das Passwort wird vollständig nur unmittelbar nach seiner Generierung angezeigt. Sie können das Passwort nach dem Speichern nicht mehr sehen, sorgen Sie also dafür, dass Sie dieses Passwort woanders abspeichern. Dieses Passwort ist in den EspoCRM / Einstellungen für die Synchronisation von Ereignissen einzugeben.

Plattform hinzufügen

Nach dem Erstellen des Passworts müssen Sie eine Plattform hinzufügen, für die die Anwendung erstellt wird, und die entsprechenden Weiterleitungen (“redirects”) zuweisen, die sich auf EspoCRM beziehen. Klicken Sie dazu auf den Button “Add Plattform”, wählen Sie im geöffneten Fenster den Plattformtyp “WEB”.

addplatform

Nach dem Hinzufügen der Plattform registrieren Sie zwei HTTPS-Weiterleitungs-URLs (um eine weitere URL hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Add URL”):

https://.../api/v1/OutlookCalendar/Authorization/Graph
https://.../api/v1/OutlookCalendar/Authorization/Outlook

Das folgende Bild zeigt die Berechtigungen, die für die ordnungsgemäße EspoCRM- Outlook- Synchronisation erforderlich sind: Klicken Sie zum Hinzufügen von Berechtigungen auf den Button “Delegated Permissions - Add” und “Application Permissions - Add”. Wählen Sie im folgenden Fenster alle erforderlichen Elemente aus und klicken Sie auf “Confirm” und “Save”.

permissions

In EspoCRM

Composer einrichten

*professionelle Unterstützung kann erforderlich sein

"league/oauth2-client": "^2.0",
"microsoft/microsoft-graph": "1.0.*"
  • Eine Änderung der Doktrinversion kann erforderlich sein:
"doctrine/dbal": "2.4.2"
  • Speichern Sie die Datei und führen Sie den Befehl "composer install" (wenn der Composer global installiert ist) oder "php7.2 (oder Ihre PHP-Version) composer.phar install" (wenn der Composer im Root-Verzeichnis des Projektes installiert ist) aus.

Modulinstallation in EspoCRM

Um das Modul zu installieren, gehen Sie zu Erweiterungen in der Administration. Wählen Sie bitte das ZIP-Archiv mit dem Modul von Ihrer Festplatte aus und laden Sie dieses hoch, indem Sie auf den Button "Upload" klicken.

extention-install

Nach der Installation des Moduls sollte man das System neu aufsetzen, indem Sie auf den Link "Rebuild" in der Administration klicken. Leeren Sie bitte auch den Cache durch klicken auf dem Button "Clear Cache".

rebuild

Die Synchronisierung in EspoCRM aktivieren

Nach der Installation des Moduls gehen Sie in der Funktion "Administrator" zu "Integrationen" und wählen Sie die Option "Outlook Calender" aus.

Klicken Sie auf die Checkbox "Enabled", um die Synchronisation zu aktivieren. Dann müssen Sie folgende Anwendungsdaten aus Outlook 365 eingeben: “Application-ID”, “Application Secrets” (das in Outlook generierte Passwort) und “Number of events or tasks for synchronization (Default 10)” (die Anzahl der Ereignisse, die in einer Iteration der Synchronisation maximal synchronisiert werden).

integrations

Standardsynchronisationsregeln speichern

Der Administrator kann die Standard-Synchronisierungsregeln in ../#Admin/integrations/name=OutlookCalendar für alle Benutzer einrichten.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Synchronisationsregeln einrichten".

Wichtig! Die im Admin-Bereich festgelegten Einstellungen sind die Standardeinstellungen für alle Benutzer. Wenn Sie eine bestimmte Einstellung für einen bestimmten Benutzer ändern müssen, können Sie dies in seinen Benutzereinstellungen ../#Preferences tun.

Standardmäßig haben Benutzer Zugriff auf ihre eigenen Benutzereinstellungen ../#Preferences und können die Standardeinstellungen für die Synchronisierung außer Kraft setzen. In diesem Modul kann der Administrator jedoch den Zugriff des Benutzers auf seine Benutzereinstellungen ändern. Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Benutzerzugriffsrechte zu ihren Einstellungen ändern".

Konfigurierung der Synchronisierungs-Intervalle

Nach der Modulinstallation werden unter Administration >Scheduled Job die Dateneinträge für die automatische Synchronisation (Jobs) jedes Ereignistyps erstellt. Die Synchronisierung für jeden Job kann man separat einstellen.

cronjobs

Synchronisierung manuell starten

Normalerweise wird für die Synchronisation Scheduled Jobs eingerichtet (s.oben), aber manchmal ist es notwendig, die Synchronisierung für eine bestimmte Aktivität manuell zu starten. Dafür müssen Sie auf der Seite Administration > Integrations > Outlook Calender eine Synchronisationsrichtung (To Espo/ To Outlook) und den zu synchronisierenden Ereignistyp (Meeting/Call/Task) auswählen und auf den Button “Synchronize” klicken.

manualsynchro

Benutzerzugriffsrechte zu den eigenen Einstellungen ändern

Standardmäßig können alle (Nicht-Admin-) EspoCRM-Benutzer immer ihre eigenen Einstellungen auf der Seite ../#Preferences sehen und bearbeiten und der Admin kann dies nicht ändern. Unser Modul ermöglicht es dem EspoCRM-Administrator, für jede Rolle die Zugangsrechte zu seinen eigenen Präferenzen insgesamt oder zu einem der Präferenzfelder mit dem Standard-ACL-Tool ../#Role zu beschränken.

acl-preferences

Dies wurde gemacht, weil die folgenden Synchronisierungseinstellungen sowohl vom Administrator als auch vom Kontoinhaber (normaler Benutzer) auf der Seite mit den Benutzereinstellungen vorgenommen werden können:

  • Binding EspoCRM und Outlook-Konten von der E-Mail-Adresse (siehe "EspoCRM und Outlook-Konten verbinden").
  • Richten Sie Synchronisationsregeln ein (siehe "Synchronisationsregeln einrichten")

Benutzer-Funktionen

EspoCRM und Outlook-Konten verbinden

*Der Administrator kann den Benutzern den Zugriff auf diese Einstellungen verbieten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Benutzerzugriffsrechte zu ihren Einstellungen ändern".

Um die Synchronisation durchführen zu können, muss der Administrator den einzelnen EspoCRM-Benutzer mit seinem Outlook-Konto verbinden.

Dafür soll Admin oder der Benutzer selbst seine benutzerdefinierten Einstellungen > Preferences aufrufen und in der Box "Outlook Synchronization" das Kontrollkästchen “Enable synchronisation” aktivieren. Um den Zugriff auf das Outlook-Konto zu gewähren, klicken Sie auf den Link “Generate Token” und autorisieren Sie sich im geöffneten Fenster mit Ihrem Outlook Login und Passwort.

enable-synchro

Wenn die generierten Tokens auf dieser Stufe in den Einstellungen angezeigt werden, bedeutet es, dass der Zugriff korrekt bereitgestellt wird und die Synchronisation funktioniert.

In diesen Einstellungen sollen Sie auch das Datum angeben, ab wann die Ereignisse synchronisiert werden sollen.

Synchronisationsregeln einrichten

*Der Administrator kann den Benutzern den Zugriff auf diese Einstellungen verbieten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Benutzerzugriffsrechte zu ihren Einstellungen ändern".

Benutzer können die Synchronisationsregeln auf ihren Benutzereinstellungen einrichten ../#Preferences

espo-conflictresolutionsetup

Optionen der Synchronisationsrichtung für jeden Ereignistyp:

  • Disable - die Synchronisation ist deaktiviert;
  • Espo to Outlook - Die Daten werden nur in eine Richtung übertragen - von EspoCRM zu Outlook. Nachträgliche Änderungen im abhängigen System werden in das führende System nicht übertragen.
  • Outlook to Espo - die Daten werden nur in eine Richtung übertragen - von Outlook zu Espo. Nachträgliche Änderungen im abhängigen System werden in das führende System nicht übertragen.
  • In both directions - die Synchronisation von Ereignissen erfolgt bidirektional. Die Konflikte (für die Situationen, wenn zwischen zwei Synchronisierungen dasselbe Ereignisfeld in EspoCRM UND in Outlook zugleich geändert wurde) werden völlig automatisch basierend auf der Einstellung der Prioritäten gelöst. Diese Option ist nur für die bilaterale Synchronisierung verfügbar.

Optionen der Synchronisationspriorität sind:

  • From Espo - priorisiert sind die Daten, die aus EspoCRM übertragen werden,
  • From Outlook - priorisiert sind die Daten, die aus Outlook übertragen werden,
  • By a newest date - priorisiert sind die Einträge, die ein späteres Änderungsdatum haben.

Wichtig! Die im Adminbereich festgelegten Einstellungen sind die Standardeinstellungen für alle Benutzer. Wenn Sie die Richtung der Synchronisierung für einen bestimmten Benutzer ändern müssen, können Sie das über die Benutzereinstellungen > Preferences vornehmen (auch vom Admin ausführbar).

Bei den Ereignissen werden auch die Teilnehmer synchronisiert. Für Outlook sind die Felder "Name+E-Mail" ausreichend, das sind keine Pflichtfelder. Dafür soll in EspoCRM jeder Ereignisteilnehmer unbedingt einen Dateneintrag haben - als Contact (Kontakt), Lead (Erstkontakt) oder Benutzer (Benutzer mit EspoCRM-Zugriff).

Wenn ein Ereignisteilnehmer mit E-Mail-Adresse aus Outlook kommt, überprüft EspoCRM, ob diese E-Mail-Adresse bereits in der Benutzerliste existiert. Wenn nicht, werden die Kontaktliste und dann die Leads geprüft. Wenn ein Benutzer ohne E-Mail-Adresse kommt oder seine E-Mail-Adresse wurde in den oben genannten drei Listen nicht gefunden, wird in EspoCRM ein neuer Kontakt oder Lead erstellt (konfigurierbar).

Die Ereignis-Teilnehmer können erstellt werden als:

  • Contact - der abwesende Teilnehmer der Aktivität wird in EspoCRM als Kontakt angelegt;
  • Lead - der abwesende Teilnehmer der Aktivität wird in EspoCRM als Lead (Erstkontakt) erstellt. Er kann später manuell umgewandelt werden in Kontakt .

Verlauf der Synchronisation ansehen und "Revert"

Nach dem Anschließen und Konfigurieren der Synchronisation erfolgt die Synchronisation der Ereignisse zwischen den beiden Plattformen abhängig von der eingestellten Synchronisationsrichtung und Priorität für jeden Ereignistyp (Meeting, Anruf, Aufgabe).

Für die Synchronisation müssen Sie abhängig von der Richtung der Synchronisationseinstellungen einen der unterstützten Ereignistypen erstellen. Wenn Sie die bidirektionale Synchronisation nutzen, können Sie das Ereignis in einem der Systeme erstellen. Nachdem das Ereignis erstellt wurde, erfolgt die Synchronisation von Ereignissen abhängig vom konfigurierten Zeitplan. Wenn Sie eine einseitige Synchronisation von einem System zum anderen nutzen, müssen die Ereignisse immer in der Plattform verwaltet werden (erstellt, modifiziert und gelöscht), von der die Ereignisse synchronisiert werden.

In Espo können Sie den Verlauf der Synchronisation sehen und bei Bedarf auch die geänderten Werte wiederherstellen. Um den ganzen Synchronisationsverlauf für alle Ereignisse zu sehen, öffnen Sie den Link Outlook History. Um die genauen Änderungen eines bestimmten Ereignisses während der Synchronisation zu sehen, klappen Sie den Verweis “System updated..” im Stream dieses Ereignisses auf.

stream

Nach dem Öffnen einer bestimmten Änderung während der Synchronisation können Sie das Feld sehen, das während der Synchronisation aktualisiert wurde, die Synchronisationsrichtung, den Typ der Änderung (Erstellung/Update) und dessen alten und neuen Wert.

history

Anmerkung: Änderungen von Anhängen werden hier nicht präsentiert.

Mit “Revert” können Sie die vorgenommene Änderung rückgängig machen und die vorherigen Werte wiederherstellen.

Synchronisierung von bestimmten Ereignissen

Die Synchronisation eines bestimmten Ereignisses kann individuell aktiviert/deaktiviert werden. Dafür müssen Sie die Checkbox “Synchronize with Outlook” auf der Ereignisseite umschalten.

event-setting

Bei der Synchronisation von Aufgaben werden die Anhänge, die zu diesen Aufgaben hinzugefügt wurden, ebenfalls synchronisiert. Im Synchronisationsverlauf sind Änderungen von Anhängen nicht getrackt.

Ereigniserinnerungen

Ereigniserinnerungen (“reminders”) werden ebenfalls synchronisiert. Abhängig von der Art des Ereignisses wird eine Erinnerung entweder als Benachrichtigung über den Beginn des Ereignis-Startdatums (Call, Meeting) oder als Benachrichtigung über die Zeit vom Ereignis- Ende (Task) gesendet. Da in Espo beliebig viele Erinnerungen möglich sind, und in Outlook - nur 1, wird nur die erste Erinnerung aus Espo in Outlook übergegeben.

Zusammen mit dem EspoCRM Outlook Connector für Outlook 365 und Exchange Online erhalten Sie:

Individualisierung

Haben Sie besondere Wünsche? Gerne passen wir das Modul an Ihre Bedürfnisse an! Unsere Leistungen werden mit einem Stundensatz von EUR 45 netto abgerechnet.

Updates

Sie bekommen die Updates (ohne Installation) 12 Monate lang nach Ihrem Kauf ohne Aufpreis.

Support

Wir bieten Ihnen kostenlosen Support während der ersten 3 Monate nach dem Kauf an. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihnen EUR 45 netto pro Stunde berechnen.