EspoCRM Advanced Shared Calendar

Teammitglieder sollten die Kalendereinträge voneinander (geplante Meetings, Aufgaben und Anrufe) sehen, um ihre Arbeit miteinander zu koordinieren.

Das Modul "EspoCRM Advanced Shared Calendar" ermöglicht, einzelne Benutzer zum gemeinsamen Kalender hinzuzufügen, damit ihre Ereignisse und Aufgaben in den Ansichten "Monat", "Woche" und "Tag" erscheinen.

Funktionen im Adminbereich

Installationsanleitung

Um das Modul zu installieren, gehen Sie in Administration > Extensions, wählen Sie das Archiv des Moduls aus und klicken Sie auf «Hochladen».

Administration

Extensions

Nach der Installation des Moduls muss man das System "neu aufbauen" (in Administration>Rebuild, auf dem Screenshot markiert mit "1") und den lokalen Cache leeren (auf dem Screenshot markiert mit "2").

after_install

Installation der Zugänge zu Ereignissen

Die Möglichkeit, Ereignisse und Aufgaben anzusehen, zu bearbeiten und zu entfernen, wird in den Rolleneinstellungen von EspoCRM festgelegt.

In den Rolleneinstellungen sind separat für jeden Ereignistyp einzustellen:

  • Meeting
  • Call
  • Task
  • Kalender

Im Block "Scope Level" kann man explizite Regeln für den Zugang zu Ereignissen festlegen. Die Option "Access" ermöglicht, die Zugangsregeln festzulegen und verfügt über folgende Optionen:

  • Not set – die zusätzlichen Berechtigungen sind nicht festgelegt, sondern es gelten die standardmäßig in der Administration eingerichteten Berechtigungen, d.h. wenn die Checkbox "ACL strict mode" auf der Seite Administration > Settings aktiviert ist - ist alles verboten, was explizit nicht erlaubt ist. Wenn die Checkbox deaktiviert ist, ist alles erlaubt, was explizit nicht verboten ist.
  • Enabled – die Berechtigungen und Berechtigungsebenen (own oder team) werden individuell für Aktionen mit Ereignissen (create, edit...) festgelegt.
  • Disabled – es gibt keine Berechtigungen für den Zugang auf fremde Einträge.

Wenn die Access-Option "Enabled" ausgewählt ist, können detaillierte Berechtigungen für Nutzeraktionen festgelegt werden als:

  • Create – ermöglicht neue Ereignisse zu erstellen.
  • Read – ermöglicht Ereignisse anzusehen. Wenn z.B. ein Nutzer den Kalender ansehen darf, aber das Ereignis – nicht, wird beim Öffnen eines Ereignisses im Kalender ein Fehler angezeigt.
  • Edit – ermöglicht Ereignisse zu bearbeiten. Wenn Nutzer ein Ereignis ansehen darf, aber nicht modifizieren, werden alle Buttons zur Bearbeitung dieses Ereignisses für ihn nicht verfügbar, und es wird auch nicht möglich sein, Änderungen zu speichern.
  • Delete – ermöglicht ausgewählte Ereignisse zu entfernen.

Die Berechtigungsebenen definieren, auf welche Einträge Berechtigungen ausgeübt werden können. Folgende Berechtigungsebenen sind möglich:

  • all – der Nutzer hat Zugriff auf alle Kalendereinträge innerhalb des Portals oder des gesamten EspoCRM-Systems.
  • team – der Nutzer hat Zugriff auf alle Kalendereinträge aller Nutzer seines Teams.
  • own – der Nutzer hat nur auf eigene Kalendereinträge Zugriff, d.h. zu solchen, bei denen im Feld "Assigned to" dieser Nutzer angegeben ist. Im Feld "Assigned to" kann nur ein Nutzer angegeben werden.
  • no – der Nutzer hat keinen Zugriff auf Kalendereinträge.

Wenn ein Nutzer für ein Ereignis berechtigt ist, hat er automatisch Zugang zu allen Feldern des Ereignisses. In der Administration ist es möglich, die Berechtigungen auch auf der Felderebene zu definieren, dabei kann der Administrator bestimmen, ob ein Nutzer ein konkretes Feld sehen oder bearbeiten kann.

Kalender hat nur die Zugriffseinstellung "Access"

Funktionen für Anwender

Um die Ereignisse und Aufgaben anderer Benutzer im Kalender zu sehen, muss man folgendes tun:

  1. Auf Kalenderseite in der Drop-down-Liste die Option „Shared“ auswählen.

Shared Calendar

  1. Die Nutzer auswählen, deren Ereignisse und Aufgaben angezeigt werden sollen. Klicken Sie dafür auf den Button "Manage Users" (der Button mit dem Stift-Zeichen neben der Drop-down-Liste der Modusauswahl), fügen Sie die Nutzer hinzu und speichern Sie die Änderungen.

Manage Users

Add Users

Danach werden die Ereignisse und Aufgaben von ausgewählten Nutzern im Kalender mit Farbbezeichnung angezeigt. Somit kann man bestimmen, welchem Nutzer dieses Ereignis bzw. diese Aufgabe gehören. Die Farben dieser Bezeichnungen werden in den Nutzereinstellungen festgelegt.

User Color

Wenn die Farbe nicht festgelegt ist, wird sie beim Speichern des leeren Feldes zufällig generiert. Diese Aktion wird auch beim Erstellen neuer Nutzer nach der Modulinstallation ausgeführt.

Unten im Kalender befindet sich eine Liste mit ausgewählten Nutzern.

Events, Tasks and Legend

Die Ereignisse "Meeting" und "Call" werden im Kalender der Teilnehmer-Nutzer angezeigt. D.h. im gemeinsamen Kalender kann ein Ereignis mehrmals auftauchen, wenn ein Nutzer die Kalender mehrerer Teilnehmer desselben Ereignisses durchsieht.

Zusammen mit dem EspoCRM Advanced Shared Calendar erhalten Sie:

Individualisierung

Haben Sie besondere Wünsche? Gerne passen wir das Modul an Ihre Bedürfnisse an! Unsere Leistungen werden mit einem Stundensatz von EUR 45 netto abgerechnet.

Updates

Sie bekommen die Updates (ohne Installation) 12 Monate lang nach Ihrem Kauf ohne Aufpreis.

Support

Wir bieten Ihnen kostenlosen Support während der ersten 3 Monate nach dem Kauf an. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihnen EUR 45 netto pro Stunde berechnen.

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