EspoCRM als kostenlose Alternative zu Salesforce

Auf dem heutigen Markt gibt es viele CRM-Systeme (CRM = Customer Relationship Management). Mithilfe eines solchen Systems können Unternehmen ihre Kundenbeziehungen viel einfacher verwalten. Die Wahl zwischen den Angeboten fällt vielen Unternehmensleitern jedoch nicht leicht. Ohne Frage gilt Salesforce als führende Cloud- CRM Lösung, und es ist nicht verwunderlich, warum immer mehr Entscheider sich für dieses Werkzeug begeistern.

Arbeiten mit einer skalierbaren/teuren Cloud?

Salesforce bietet viele Möglichkeiten zur erfolgreichen Steuerung der Unternehmensprozesse an: Anpassung der Oberflächen und Workflows, zahlreiche Apps, die die Funktionalität erweitern können sowie Predictive Analytics. Das System ist für mobile Endgeräte gut geeignet, hat E-Mails-Integration und viele andere nützliche Funktionen direkt aus der Box. Die Konfigurierbarkeit des Systems ist unschlagbar, dafür aber ziemlich kompliziert, so dass es am besten von einem erfahrenen externen Dienstleister vorzunehmen ist. Wenn irgendwelche Anforderungen durch eine Konfiguration nicht realisierbar sind, können diese immer noch durch zusätzliche Programmierungen umgesetzt werden. Solche Möglichkeit ist allerdings mit höheren Lizenzkosten verbunden. Salesforce war das erste Unternehmen, das Software über eine Cloud angeboten hat, und diese wird aktiv weiterentwickelt: Dreimal pro Jahr erscheint ein neues Release. Das System ist hoch skalierbar.

Doch ist Salesforce nicht für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Es ist ein richtig teures CRM-System, vor allem wenn das System von mehreren Usern zu benutzen ist. Die Einarbeitungszeit ist lang und die Anpassung an eigene Bedürfnisse und Prozesse ist sehr teuer, dafür ist es sehr empfehlenswert, einen externen Berater zu involvieren.  Gerade für KMU, die sich keine großen Einführungsbudgets und laufende Kosten leisten können, gibt es eine Alternative.

Günstigere Cloud-Lösung oder doch Open-Source?

Eine gute und kostenlose Alternative zu Salesforce ist EspoCRM. Das ist eine web-basierte Open-Source-Anwendung, welche seit 2013 auf dem Markt ist und bereits mehr als 20.181 Installationen weltweit aufweist. EspoCRM wird aktiv weiterentwickelt und bietet aktuell 2 Nutzungsszenarios an – als eine kostenlose Open-Source Version, die man auf einem eigenen Server installieren soll, sowie als eine Cloud-Lösung. EspoCRM bietet alle klassischen CRM-Funktionen für die Verwaltung von Leads, Opportunities, Kontakte und Accounts und vieles mehr direkt aus der Box. EspoCRM ist konfigurierbar, genauso wie Salesforce – man kann neue Entities, neue Felder und Relationen zu bestehenden Entities anlegen sowie auch Layouts anpassen. Die Open-Source Version ist modular aufgebaut und kann bei Bedarf angepasst und erweitert werden.

Tabelle mit Features-Vergleich

Salesforce EspoCRM
Preis Ab 25 EUR pro Nutzer/monatlich, zusätzlich fixe und variable monatliche Kosten für Erweiterungen möglich Open-Source – kostenlos, Cloud Version – 20 EUR pro Benutzer. Es gibt kostenpflichtige Erweiterungen für einen Fix-Preis, also unabhängig von der Benutzeranzahl.
Erweiterungen +, über AppExchange +, nur Open-Source Version
B2B und B2C fähig + +
Mobile Version + +
Cloudbasiert + +
Serverbasiert +
Kundenverwaltung + +
Predictive Analytics + Dank Reports teilweise umsetzbar (im Advanced Pack)
Kalender + +
E-Mail-Integration + +
VoIP-Integration + VOIP-Pack, etwa EUR 300 einmalig
Layout-Manager + +
Entitätsmanager +, kompliziert +
Wissensmanagement + +
Workflows +, kompliziert Im Advanced Pack
Zugriffsrechte +, kompliziert +, sogar auf Feldebene
Integration mit MS Outlook + Outlook Connector, etwa EUR 500 einmalig
Integration mit Social Media Über AppExchange nachrüstbar Social Media Connector, etwa EUR 500 einmalig
E-Mail-Vorlagen + +
API +, hohe Zusatzkosten, auch Volumenabhängig +

Vorteile von Salesforce:  

  • Community Cloud: Es besteht die Möglichkeit, intelligente Communities und Portale für Kunden, Partner und Mitarbeiter zu erstellen, um alle miteinander zu vernetzen, eher für größere Unternehmen interessant.
  • Zahlreiche Schnittstellen, die einen automatischen Datenaustausch ermöglichen.
  • Predictive Analytics: Es werden die Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt, untersucht und Verhaltensprognosen erstellt.
  • Apps und Plugins bieten fast unbegrenzte Erweiterungsmöglichkeiten je nach Bedarf und Branche an.
  • Workflows: Automatisierung der Geschäftsprozesse und Aufgaben sowie Monitoring deren Fortschritte.
  • Konfigurierbarkeit und Anpassbarkeit: Das System lässt sich je nach Kundenwünschen konfigurieren und durch zusätzliche Apps oder Programmierungen anpassen.

Nachteile von Salesforce:

  • Komplexität: Viele Anwender beschweren sich über die Komplexität der Benutzeroberfläche und müssen häufig in Schulungen investieren. Auch Individualisierung ist komplex und sollte an besten von externen Dienstleister vorgenommen werden.
  • Kostspielig: die Preise beginnen bei 25 EUR pro Benutzer/Monat und sind abhängig von der genutzten Version und benötigtem Funktionsumfang. Die meisten Apps sind ebenfalls kostenpflichtig. Eine Grenze nach oben bei den monatlichen Kosten gibt es somit nicht.
  • Intransparente Preispolitik: es ist fast unmöglich, eine klare Kosten-Übersicht zu erhalten, es gibt immer irgendwelche zusätzliche Features, die zusätzlich was kosten.
  • Ausschließlich in der Cloud verfügbar: Es gibt keine Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wie das System betrieben werden kann – Salesforce gibt es nur in der Cloud.
  • Nicht optimal für KMUs wegen der hohen Einführungs-, und laufenden Kosten.

Warum EspoCRM?

Verfügbar in der Cloud und auf eigenem ServerEspoCRM als Cloud oder Server

Salesforce ist nur aus der Cloud verfügbar – für manche Kunden kann es ein Nachteil sein, die anderen empfinden es eher als Vorteil, vor allem wenn man die Kosten für die Administrierung der Anwendung und des Servers einsparen möchte. EspoCRM ist dagegen auf zwei Weisen verwendbar – aus der Cloud oder durch Installation auf eigenem Server. Dadurch können zB die strikten internen Datenschutz-Vorschriften problemlos eingehalten werden.

Intuitiv verständlich

Die neue Lightning Benutzeroberfläche von Salesforce sieht viel moderner als die klassische aus und kann auch auf mobilen Geräten genutzt werden. Die Benutzeroberfläche von EspoCRM wirkt ebenfalls aufgeräumt und bietet eine hervorragende Usability für die Nutzer an, ebenso auf mobilen Geräten. Diese ist intuitiv verständlich und kann dank einem Layout Konfigurator im Adminbereich sehr einfach angepasst werden. Die Benutzer können für sich eine individuelle Navigationsleiste und Dashboards mit wichtigsten Informationen, je nach deren Benutzerrolle im System, einrichten. Es ist sogar möglich, eigene Software-Themes zu erstellen, viel schneller als in Salesforce. Die Anpassung der neuen Lightning Benutzeroberfläche ist deutlich aufwendiger.

Erweiterbar und integrierbar

Salesforce ist über AppExchange dank zahlreichen Apps gut und schnell erweiterbar. Genauso schnell steigen auch die Kosten. Man kann hier eigene Module programmieren lassen, wegen großer Komplexität ist es aber eher  aufwendig und kostenintensiv. Es gibt keine Apps für Cloud-Version von EspoCRM, die Open-Source-Version von EspoCRMEspoCRM Apps and Plugins kann dagegen durch vorhandene und eigene Module problemlos erweitert werden.

Auch was die Integrierbarkeit mit Drittsystemen anbetrifft hat EspoCRM einiges zu bieten: Integration mit Mail Chimp, VoIP-Telefonie, Google Kalender, LinkedIn und XING, mit Microsoft Outlook und einige mehr. Dank einer API, die für alle Entities im System direkt vorhanden ist, kann ein beliebiges Drittsystem für einen vollautomatischen bidirektionalen Datenaustausch angebunden werden.

Reporting

Das Reporting Modul (verfügbar im Advanced Pack) für EspoCRM bietet eine echte Alternative zu Predictive Analytics von Salesforce, indem für die Benutzer eine Möglichkeit geschaffen wird, eigene Reports zu konfigurieren, abzuspeichern und diese später auszuwerten. Diese sind ebenfalls auf Dashboards nutzbar. Es ist möglich, Runtime-Parameter zu konfigurieren und deren Werte erst bei der Auswertung einzugeben, um somit dynamische Reports erzeugen zu können.

Werte erst bei der Auswertung einzugeben, um somit dynamische Reports erzeugen zu können.

Geringe Einführungskosten und laufende Betriebskosten

Salesforce ist richtig teuer, besonders für KMUs und Start-ups – so sind zB die Lizenzkosten während der Einführungsphase in voller Höhe zu bezahlen, da gibt es keine Ausnahmen. EspoCRM und Salesforce Preisvergleich

Die Stundensätze bei den Salesforce Administratoren und Salesforce Programmierern sind ebenfalls sehr hoch. Wenn man keine „typische“ Variante von Salesforce nutzen möchte, sollte man auch mit hohen Einführungskosten rechnen.

Die Unternehmen mit einer vergleichsweise hohen Anzahl der Benutzer sollten mit sehr hohen monatlichen Kosten rechnen, denn diese sind von der Anzahl der Benutzer abhängig. Bei EspoCRM ist es so nur bei der Cloud-Version, die Open-Source

Version ist komplett kostenlos und bietet den gleichen Funktionsumfang. Nur die zusätzlichen Module sind meistens kostenpflichtig, kosten aber nicht so viel und sind von der Benutzeranzahl unabhängig.

Umfangreiche Funktionen

Salesforce glänzt mit sehr großen Anzahl an Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten. Es ist aber unwahrscheinlich, dass der Anwender diese Möglichkeiten vollkommen ausschöpfen werden. Jedes Unternehmen hat eigene Besonderheiten, Features Salesforceund die Kunst liegt darin, diese Besonderheiten schnell und effizient abzudecken.

Selten ist eine fertige Lösung direkt anwendbar. Bei EspoCRM bekommt man nicht so viele Funktionen direkt aus der Box, die Besonderheiten Ihres Datenmodells und Ihrer Arbeitsprozesse können dafür in EspoCRM viel schneller abgebildet werden.

Dank den zusätzlichen Modulen können die Standard-Features des Systems kostengünstig erweitert werden.

Wenn Sie  immer noch zweifeln, lesen Sie mehr Informationen zu EspoCRM, laden Sie unsere Broschüre herunter oder testen Sie die Demo-Version.